Sinkronisasi penjualan, stok, dan harga POS ke ERP
POS ke ERP: penjualan, stok, dan harga tetap selaras
Penjualan dan pengembalian dicatat dari setiap toko, perubahan stok dan harga dikirim balik, dan total akhir hari direkonsiliasi.
Blueprint
Gulir ke samping untuk melihat seluruh gambar.
POS ke ERP: setiap penjualan dicatat sekali
Penjualan mengalir dari kasir ke ERP sebagai event, dan harga serta stok mengalir kembali. Toko yang menjadi offline tetap berjualan dan menyusul. Pencatatan yang gagal dicoba ulang, lalu diserahkan kepada petugas.
- Alur utama
- Asinkron
- Jalur pengecualian
Alur dalam 8 langkah
Alur, langkah demi langkah
- Dari Terminal POS ke Toko atau server cloud POS: Penjualan, pengembalian dan pembatalan (alur utama).
- Dari Toko atau server cloud POS ke Lapisan integrasi: Event penjualan dan total akhir hari, melalui antrean event, melalui REST/JSON (asinkron).
- Dari Lapisan integrasi ke ERP: Penjualan dan pergerakan stok dicatat, melalui OData · REST/JSON (alur utama).
- Dari ERP ke Lapisan integrasi: Harga, promosi dan data item, melalui API atau ekspor berkas, melalui REST/JSON (alur utama).
- Dari Lapisan integrasi ke Toko atau server cloud POS: Pembaruan harga dan stok, melalui REST/JSON (alur utama).
- Dari Lapisan integrasi ke Antrean percobaan ulang: Pencatatan gagal (jalur pengecualian).
- Dari Antrean percobaan ulang ke Lapisan integrasi: Dicoba ulang (jalur pengecualian).
- Dari Antrean percobaan ulang ke Tim operasional toko: Masih gagal: peringatan disertai detail (jalur pengecualian).
Ikhtisar
Ini adalah alur antara kasir di toko Anda dan ERP di belakangnya. Penjualan, pengembalian, dan pembatalan transaksi dikirim ke ERP. Harga, promosi, data barang, dan stok dikirim balik ke toko. Ketika keduanya tidak lagi selaras, toko menjual dengan harga yang salah, angka stok tidak lagi dipercaya, dan tim keuangan menghabiskan penutupan bulanan untuk merekonsiliasi.
Desain acuan mengirim setiap transaksi toko sebagai peristiwa melalui lapisan integrasi dengan antrean. Lapisan ini memetakan setiap peristiwa ke dokumen penjualan dan inventaris di ERP lalu mencatatnya tepat satu kali. Ke arah sebaliknya, perubahan di ERP dikirim ke toko yang membutuhkannya, sehingga setiap kasir bekerja dari data yang sama.
Toko dapat kehilangan koneksi, dan desain ini mengantisipasinya. Server toko atau server cloud POS tetap melayani penjualan dan mengejar ketertinggalan saat koneksi kembali. Pencatatan yang gagal dicoba ulang, dan pencatatan yang terus gagal diserahkan kepada petugas beserta detailnya, bukan dibiarkan hilang.
Cara alur bekerja
Jual di kasir
Setiap penjualan, pengembalian, dan pembatalan transaksi dicatat di terminal POS dengan pengenal unik, toko, kasir, dan waktu.
Tahan di toko
Server toko atau server cloud POS mengumpulkan transaksi dan mengirimkannya sebagai peristiwa, serta menyimpannya dengan aman selama toko offline.
Catat ke ERP
Lapisan integrasi memetakan setiap peristiwa ke mutasi penjualan dan stok lalu mencatatnya ke ERP, dengan memeriksa pengenalnya agar tidak ada yang tercatat dua kali.
Kirim harga dan barang
Data barang, harga, dan promosi diterbitkan dari ERP saat berubah, lengkap dengan tanggal dan toko tempat perubahan itu berlaku.
Perbarui setiap toko
Lapisan integrasi mengirimkan setiap perubahan ke toko yang berlaku baginya dan mencatat toko mana yang sudah mengonfirmasinya.
Saat terjadi kegagalan
Pencatatan gagal
Gangguan sementara dicoba ulang dengan jeda yang meningkat. Pencatatan yang tetap gagal masuk ke antrean pesan gagal, dan tim operasional toko diberi peringatan beserta transaksi dan kesalahannya.
Toko menjadi offline
Toko tetap berjualan dengan data lokalnya. Transaksi ditahan dan dikirim berurutan saat koneksi kembali, dan toko yang terlalu lama tidak mengirim apa pun memicu peringatan.
Transaksi masuk dua kali
Setiap transaksi membawa pengenal unik. Lapisan integrasi mengenali kiriman ulang dan mengabaikannya, sehingga pengiriman ulang setelah gangguan tidak pernah menggandakan penjualan.
Total toko dan ERP berbeda
Total akhir hari dari setiap toko dibandingkan dengan yang diterima ERP. Jika ada selisih, tinjauan dibuka dengan daftar transaksi yang hilang atau berlebih.
Standar dan sistem
- Data dan analitik
- Apache Kafka
- Sistem ERP
- SAP S/4HANA
- Oracle NetSuite
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Odoo
- Integrasi
- REST
- Webhooks
- RabbitMQ
Pertanyaan dan jawaban
Apakah penjualan dicatat secara waktu nyata atau dalam batch?
Biasanya sebagai peristiwa yang mendekati waktu nyata, karena angka stok dan penjualan menjadi terkini sepanjang hari. Sebagian ERP atau lisensi membuat pencatatan yang sering menjadi mahal, sehingga lapisan integrasi juga dapat mengelompokkan peristiwa menjadi ringkasan per toko dan per periode. Kami memilih bersama Anda berdasarkan keputusan mana yang memerlukan data terkini dan apa yang ditangani ERP dengan baik.
Bagaimana total akhir hari direkonsiliasi?
Setiap toko mengirim total akhir hari menurut jenis pembayaran dan departemen. Lapisan integrasi membandingkannya dengan transaksi yang diterima ERP untuk toko dan hari yang sama. Jika cocok, hari ditutup. Jika tidak, tinjauan mencantumkan transaksi yang hilang atau berlebih, sehingga tim Anda dapat memperbaiki penyebabnya alih-alih mencatat penyesuaian.
Apakah promosi dan perubahan harga dapat dijadwalkan lebih awal?
Ya. Setiap perubahan harga atau promosi dikirim lebih awal bersama tanggal dan toko tempat perubahan itu berlaku, sehingga kasir beralih pada saat yang tepat tanpa tindakan siapa pun di toko. Lapisan integrasi mencatat toko mana yang mengonfirmasi perubahan dan menandai toko yang tidak mengonfirmasi.
Bagaimana penerapannya di banyak toko?
Kami memulai dengan pilot di beberapa toko dan membandingkan totalnya dengan proses saat ini setiap hari. Setelah totalnya cocok, kami menerapkan secara bertahap per kelompok, dengan laju yang dapat didukung tim operasional toko Anda. Proses lama tetap tersedia untuk setiap toko sampai alur barunya terbukti.
Dengan sistem POS dan ERP mana ini dapat digunakan?
Desain ini dapat digunakan dengan POS apa pun yang dapat mengekspor transaksi melalui API, peristiwa, atau berkas, dan dengan ERP seperti SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central, dan Odoo. Kami memastikan antarmuka POS dan ERP spesifik Anda di awal. Penyebutan nama produk tidak berarti kemitraan dengan vendornya.
Siapa yang menangani pencatatan gagal setelah peluncuran?
Hal itu disepakati sebelum peluncuran (go-live). Biasanya tim operasional toko atau tim keuangan Anda menangani kesalahan bisnis, seperti barang yang tidak dikenal, dari daftar tinjauan, dan tim teknis menangani gangguan pada alurnya sendiri. Kami dapat menyediakan dukungan teknis tersebut sebagai bagian dari perjanjian berkelanjutan, dengan panduan operasi (runbook) dibagikan kepada tim Anda.
Mulai dengan percakapan, bukan kontrak.
Sampaikan apa yang perlu Anda bangun, hubungkan atau amankan. Arsitek kami membahasnya bersama Anda, lalu menyarankan titik awal.
Yang terjadi selanjutnya
Menyepakati waktu
Tim kami mengirim email kepada Anda untuk menyepakati waktu sesi.
Sesi pra-konsultasi
sesi pra-konsultasi online gratis selama 30 menit: kami membahas sasaran, sistem, dan kendala Anda.
Tinjauan kesiapan
Dalam tinjauan kesiapan gratis selama 48 jam, Arsitek Utama memeriksa proyek Anda terhadap definisi siap 6 poin dan merekomendasikan jalur yang sesuai.
Memilih jalur
Proyek yang lingkupnya sudah siap menerima proposal yang mengikat dalam 3–5 hari kerja. Proyek pada tahap konsep dimulai di Blueprint Studio. Sistem yang sedang berjalan tetapi gagal, tidak terdokumentasi, atau perlu integrasi dimulai dengan diagnostik senilai 1–2 minggu. Blueprint Studio dan diagnostik masing-masing memiliki biaya tetap yang dicantumkan dalam proposal.