Tệp thanh toán từ ERP tới ngân hàng và đối soát
ERP với ngân hàng: tệp thanh toán đi, sao kê về, được đối soát
Khoản thanh toán được gửi dưới dạng ISO 20022 pain.001 qua SFTP host-to-host hoặc API ngân hàng, với sao kê camt.053 và MT940 được đối soát ngược về sổ cái.
Bản thiết kế
Cuộn ngang để xem toàn bộ bản vẽ.
ERP sang ngân hàng: thanh toán ra, sao kê vào
Thanh toán đã duyệt rời ERP dưới dạng tệp ISO 20022 được ký qua kênh host-to-host. Báo cáo trạng thái và sao kê quay về cùng đường và được đối soát với khoản mục chưa xử lý. Khoản bị từ chối và dòng không khớp được chuyển đến đội ngũ của bạn kèm lý do.
- Luồng chính
- Bất đồng bộ
- Luồng ngoại lệ
Luồng gồm 10 bước
Luồng xử lý, từng bước
- Từ ERP đến Lớp tích hợp: Lô thanh toán đã duyệt, qua REST/JSON · IDoc (luồng chính).
- Từ Lớp tích hợp đến Kênh ngân hàng bảo mật: Tệp thanh toán được ký và mã hóa, qua ISO 20022 pain.001 · OpenPGP (luồng chính).
- Từ Kênh ngân hàng bảo mật đến Ngân hàng: Đã chuyển đến ngân hàng, qua SFTP H2H (luồng chính).
- Từ Ngân hàng đến Kênh ngân hàng bảo mật: Báo cáo trạng thái và sao kê, qua pain.002 · camt.053 · MT940 (bất đồng bộ).
- Từ Kênh ngân hàng bảo mật đến Lớp tích hợp: Đã thu nhận và kiểm tra, qua SFTP H2H (bất đồng bộ).
- Từ Lớp tích hợp đến Công cụ đối soát: Dòng sao kê, qua camt.053 (bất đồng bộ).
- Từ Công cụ đối soát đến ERP: Bút toán khớp đã hạch toán, qua REST/JSON (luồng chính).
- Từ Lớp tích hợp đến Đội ngân quỹ và tài chính: Thanh toán bị từ chối, kèm mã lý do, qua pain.002 RJCT (luồng ngoại lệ).
- Từ Công cụ đối soát đến Đội ngân quỹ và tài chính: Dòng không khớp: chênh lệch đối soát (luồng ngoại lệ).
- Từ Đội ngân quỹ và tài chính đến ERP: Đã sửa và gửi lại (luồng ngoại lệ).
Tổng quan
Đây là luồng giữa một ERP và các ngân hàng của nó: khoản thanh toán đã duyệt đi ra, báo cáo trạng thái và sao kê trở về. Đây là kết nối mà phần lớn đội tài chính vẫn làm thủ công qua cổng ngân hàng và bảng tính, và cũng là nơi một lỗi gây thiệt hại tiền bạc.
Thiết kế tham chiếu đặt một lớp tích hợp giữa ERP và từng ngân hàng. Lớp tích hợp ánh xạ khoản thanh toán sang biến thể pain.001 của ngân hàng, ký và mã hóa, rồi chuyển qua SFTP host-to-host, EBICS hoặc API của ngân hàng. Báo cáo trạng thái và sao kê trở về cùng đường và được đối soát với các khoản mục chưa xử lý trong ERP.
Luồng lỗi được thiết kế cẩn thận như luồng chuẩn. Khoản thanh toán bị từ chối trở về kèm mã lý do của ngân hàng. Dòng sao kê không khớp trở thành một chênh lệch đối soát để một người được chỉ định xử lý. Không có gì bị bỏ sót và không có gì bị hạch toán hai lần.
Luồng hoạt động
Duyệt lô thanh toán
ERP của bạn tạo lô thanh toán và người phê duyệt duyệt chi như hiện nay. Lớp tích hợp chỉ nhận các lô đã duyệt.
Ánh xạ, ký và mã hóa
Lớp tích hợp ánh xạ mỗi khoản thanh toán sang biến thể pain.001 của ngân hàng, kiểm tra, rồi ký và mã hóa tệp theo yêu cầu của ngân hàng.
Chuyển tới ngân hàng
Tệp được chuyển qua kênh đã thống nhất (SFTP host-to-host, EBICS hoặc API của ngân hàng) trước thời điểm chốt của ngân hàng.
Nhận trạng thái và sao kê
Ngân hàng trả báo cáo trạng thái pain.002 cho từng tệp và từng khoản thanh toán, cùng sao kê camt.053 hoặc MT940 vào cuối ngày.
Thu thập và kiểm tra
Lớp tích hợp thu từng báo cáo, kiểm tra thiếu sót và trùng lặp theo số thứ tự sao kê, rồi phân tích thành từng dòng.
Đối soát và hạch toán
Dòng sao kê được đối soát với các khoản mục chưa xử lý theo quy tắc bạn đã duyệt, và bút toán khớp được hạch toán vào ERP.
Khi có lỗi xảy ra
Khoản thanh toán bị từ chối
Báo cáo pain.002 mang mã lý do của ngân hàng. Khoản thanh toán được đánh dấu bị từ chối trong ERP và gửi tới đội ngân quỹ của bạn để sửa và gửi lại.
Dòng sao kê không khớp
Dòng đó trở thành một chênh lệch đối soát kèm các bút toán có khả năng khớp và lý do không khớp. Đội ngũ của bạn xử lý chênh lệch, và quy tắc có thể học từ trường hợp đó.
Tệp bị thiếu hoặc đến muộn
Số thứ tự sao kê và thời điểm giao dự kiến được kiểm tra. Tệp thiếu hoặc đến muộn sẽ kích hoạt cảnh báo trước khi có ai dựa vào vị thế tiền mặt.
Khóa hoặc chứng chỉ sắp hết hạn
Khóa ký và chứng chỉ kênh được theo dõi cùng ngày hết hạn, và việc gia hạn bắt đầu đủ sớm để thống nhất khóa mới với ngân hàng.
Tiêu chuẩn và hệ thống
- Tiêu chuẩn và kênh ngân hàng
- ISO 20022
- pain.001
- pain.002
- camt.052
- camt.053
- camt.054
- MT940
- MT942
- SFTP (H2H)
- EBICS
- Swift
- OpenPGP
Câu hỏi và trả lời
Host-to-host, EBICS hay API ngân hàng: chúng tôi nên dùng cái nào?
Thường ngân hàng quyết định. Host-to-host SFTP là kênh được cung cấp rộng rãi nhất cho tệp thanh toán doanh nghiệp. EBICS phổ biến với ngân hàng ở Đức, Pháp và các nước lân cận. API ngân hàng phù hợp với số dư thời gian thực và thanh toán tức thời khi ngân hàng cung cấp. Nhiều công ty dùng nhiều hơn một kênh, và lớp tích hợp giúp ERP không phải xử lý khác biệt đó.
Chúng tôi nên nhận sao kê camt.053 hay MT940?
Khi ngân hàng cung cấp cả hai, camt.053 mang dữ liệu chuyển tiền có cấu trúc và phong phú hơn, giúp đối soát tự động đáng tin hơn. MT940 vẫn được dùng rộng rãi và hoạt động tốt trong nhiều trường hợp. Chúng tôi có thể nhận cả hai, chuyển chúng về cùng một mô hình nội bộ, và chuyển từng ngân hàng từ MT940 sang camt.053 khi phù hợp với bạn và ngân hàng.
Chúng tôi có thể xem vị thế tiền mặt trong ngày không?
Có, nếu ngân hàng của bạn cung cấp báo cáo trong ngày. Chúng đến dưới dạng thông điệp camt.052 hoặc MT942, hoặc qua API số dư. Chúng tôi thu theo lịch mà từng ngân hàng hỗ trợ và hiển thị cạnh sao kê cuối ngày, để đội ngân quỹ của bạn thấy vị thế dự kiến và thực tế trước thời điểm chốt.
Chúng tôi có thể truy vết ai đã duyệt và gửi một khoản thanh toán không?
Có. Việc phê duyệt vẫn nằm trong ERP của bạn với các kiểm soát hiện có. Lớp tích hợp ghi nhật ký mọi tệp nó tạo, ký, gửi và nhận, kèm dấu thời gian, mã định danh và tài khoản kỹ thuật được dùng. Nhật ký đó liên kết từng khoản thanh toán trong báo cáo trạng thái của ngân hàng ngược về chứng từ ERP và người phê duyệt.
Chúng tôi có nhiều ngân hàng. Mỗi ngân hàng có phải là một dự án riêng không?
Không. Lớp tích hợp, mô hình khoản thanh toán nội bộ và quy tắc đối soát được xây một lần. Mỗi ngân hàng mới thêm biến thể định dạng, kênh và các bước tiếp nhận riêng, là những phần việc nhỏ hơn. Chúng tôi thường kết nối ngân hàng có khối lượng lớn nhất trước và thêm các ngân hàng khác theo thứ tự.
Kết nối được kiểm thử thế nào trước khi đưa vào vận hành?
Mỗi ngân hàng cung cấp một môi trường thử hoặc quy trình thử. Chúng tôi thống nhất bộ ca kiểm thử với ngân hàng, bao phủ từng loại khoản thanh toán, trường hợp từ chối và sao kê, chạy chúng và lưu bằng chứng. Khi ngân hàng phê duyệt, chúng tôi đưa vào vận hành bằng một lô thanh toán nhỏ đầu tiên và so kết quả trước khi chuyển phần còn lại.
Bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện, không phải hợp đồng.
Cho chúng tôi biết bạn cần xây dựng, kết nối hoặc bảo vệ điều gì. Một kiến trúc sư sẽ cùng bạn xem xét, rồi đề xuất nơi nên bắt đầu.
Các bước tiếp theo
Thống nhất thời gian
Đội ngũ của chúng tôi gửi email để thống nhất thời gian cho buổi tư vấn.
Buổi tư vấn sơ bộ
Một buổi tư vấn sơ bộ trực tuyến miễn phí 30 phút: chúng tôi cùng bạn xem xét mục tiêu, hệ thống và ràng buộc.
Đánh giá mức độ sẵn sàng
Trong một đánh giá mức độ sẵn sàng miễn phí trong 48 giờ, một kiến trúc sư chính kiểm tra dự án của bạn theo định nghĩa sẵn sàng (Definition of Ready) gồm 6 điểm và đề xuất lộ trình phù hợp.
Chọn lộ trình
Các dự án đã rõ phạm vi nhận đề xuất có ràng buộc trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc. Các dự án ở giai đoạn ý tưởng bắt đầu trong Blueprint Studio. Hệ thống đang vận hành gặp lỗi, thiếu tài liệu hoặc cần tích hợp bắt đầu bằng chẩn đoán kéo dài 1 đến 2 tuần. Blueprint Studio và chẩn đoán đều có phí cố định, được báo trong đề xuất.