Đồng bộ doanh số, tồn kho và giá giữa POS và ERP
POS với ERP: doanh số, tồn kho và giá luôn đồng bộ
Doanh số và hàng trả lại được hạch toán từ mọi cửa hàng, thay đổi tồn kho và giá được gửi ngược về, và tổng số cuối ngày được đối soát.
Bản thiết kế
Cuộn ngang để xem toàn bộ bản vẽ.
POS sang ERP: mỗi giao dịch được hạch toán một lần
Dữ liệu bán hàng đi từ quầy thu ngân đến ERP dưới dạng sự kiện, còn giá và tồn kho đi theo chiều ngược lại. Cửa hàng mất kết nối vẫn bán hàng và cập nhật bù. Bút toán thất bại được thử lại, rồi giao cho một người xử lý.
- Luồng chính
- Bất đồng bộ
- Luồng ngoại lệ
Luồng gồm 8 bước
Luồng xử lý, từng bước
- Từ Thiết bị POS đến Máy chủ cửa hàng hoặc POS trên đám mây: Bán hàng, trả hàng và hủy giao dịch (luồng chính).
- Từ Máy chủ cửa hàng hoặc POS trên đám mây đến Lớp tích hợp: Sự kiện bán hàng và tổng cuối ngày, qua hàng đợi sự kiện, qua REST/JSON (bất đồng bộ).
- Từ Lớp tích hợp đến ERP: Bán hàng và biến động tồn kho đã hạch toán, qua OData · REST/JSON (luồng chính).
- Từ ERP đến Lớp tích hợp: Giá, khuyến mãi và dữ liệu mặt hàng, qua API hoặc xuất tệp, qua REST/JSON (luồng chính).
- Từ Lớp tích hợp đến Máy chủ cửa hàng hoặc POS trên đám mây: Cập nhật giá và tồn kho, qua REST/JSON (luồng chính).
- Từ Lớp tích hợp đến Hàng đợi thử lại: Hạch toán thất bại (luồng ngoại lệ).
- Từ Hàng đợi thử lại đến Lớp tích hợp: Đã thử lại (luồng ngoại lệ).
- Từ Hàng đợi thử lại đến Đội vận hành cửa hàng: Vẫn thất bại: cảnh báo kèm chi tiết (luồng ngoại lệ).
Tổng quan
Đây là luồng giữa quầy thu ngân trong cửa hàng của bạn và ERP đứng sau. Doanh số, hàng trả lại và giao dịch hủy đi lên ERP. Giá, khuyến mãi, dữ liệu hàng hóa và tồn kho đi xuống. Khi hai bên lệch nhau, cửa hàng bán sai giá, số liệu tồn kho không còn đáng tin và bộ phận tài chính mất cả cuối tháng để đối soát.
Thiết kế tham chiếu gửi mọi giao dịch của cửa hàng dưới dạng sự kiện qua một lớp tích hợp có hàng đợi. Lớp tích hợp ánh xạ mỗi sự kiện sang chứng từ bán hàng và tồn kho của ERP và ghi đúng một lần. Theo chiều ngược lại, thay đổi trong ERP được gửi tới những cửa hàng cần, để mọi quầy thu ngân làm việc trên cùng một dữ liệu.
Cửa hàng mất kết nối là chuyện thiết kế đã tính trước. Máy chủ cửa hàng hoặc máy chủ đám mây của POS vẫn bán hàng và đồng bộ bù khi kết nối trở lại. Bút toán lỗi được thử lại, và bút toán tiếp tục lỗi được giao cho người xử lý kèm chi tiết, thay vì biến mất.
Luồng hoạt động
Bán tại quầy thu ngân
Mỗi giao dịch bán, trả lại và hủy được ghi nhận trên thiết bị POS với mã định danh duy nhất, cửa hàng, quầy thu ngân và thời điểm.
Giữ tại cửa hàng
Máy chủ cửa hàng hoặc máy chủ đám mây của POS thu thập giao dịch và gửi đi dưới dạng sự kiện, giữ an toàn trong lúc cửa hàng ngoại tuyến.
Hạch toán vào ERP
Lớp tích hợp ánh xạ mỗi sự kiện sang bút toán bán hàng và biến động tồn kho và hạch toán vào ERP, kiểm tra mã định danh để không hạch toán hai lần.
Gửi giá và hàng hóa
Dữ liệu hàng hóa, giá và khuyến mãi được công bố từ ERP khi thay đổi, kèm ngày và cửa hàng áp dụng cho mỗi thay đổi.
Cập nhật mọi cửa hàng
Lớp tích hợp gửi mỗi thay đổi tới các cửa hàng áp dụng, và ghi lại cửa hàng nào đã xác nhận.
Khi có lỗi xảy ra
Bút toán lỗi
Lỗi tạm thời được thử lại với thời gian chờ tăng dần. Bút toán vẫn lỗi được đưa vào hàng đợi tin nhắn lỗi, và đội vận hành cửa hàng nhận cảnh báo kèm giao dịch và lỗi.
Cửa hàng mất kết nối
Cửa hàng tiếp tục bán trên dữ liệu cục bộ. Giao dịch được giữ lại và gửi theo thứ tự khi kết nối trở lại, và cửa hàng im lặng quá lâu sẽ kích hoạt cảnh báo.
Một giao dịch đến hai lần
Mỗi giao dịch mang một mã định danh duy nhất. Lớp tích hợp nhận ra lần gửi lặp và bỏ qua, nên lần gửi lại sau gián đoạn không bao giờ nhân đôi doanh số.
Tổng số của cửa hàng và ERP khác nhau
Tổng số cuối ngày của từng cửa hàng được so với những gì ERP nhận. Chênh lệch mở một đợt rà soát với danh sách giao dịch thiếu hoặc thừa.
Tiêu chuẩn và hệ thống
- Dữ liệu và phân tích
- Apache Kafka
- Hệ thống ERP
- SAP S/4HANA
- Oracle NetSuite
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Odoo
- Tích hợp
- REST
- Webhooks
- RabbitMQ
Câu hỏi và trả lời
Nên hạch toán doanh số theo thời gian thực hay theo lô?
Thường là theo sự kiện gần thời gian thực, vì số liệu tồn kho và doanh số khi đó là hiện hành trong ngày. Một số ERP hoặc giấy phép khiến việc ghi dày đặc tốn kém, nên lớp tích hợp cũng có thể gộp sự kiện thành tổng hợp theo cửa hàng và kỳ. Chúng tôi chọn cùng bạn dựa trên việc quyết định nào cần dữ liệu hiện hành và ERP xử lý tốt điều gì.
Tổng số cuối ngày được đối soát thế nào?
Mỗi cửa hàng gửi tổng số cuối ngày theo hình thức thanh toán và bộ phận. Lớp tích hợp so chúng với các giao dịch ERP nhận được cho cùng cửa hàng và ngày. Nếu khớp, ngày đó được chốt sổ. Nếu không, đợt rà soát liệt kê giao dịch thiếu hoặc thừa, để đội ngũ của bạn sửa nguyên nhân thay vì hạch toán một khoản điều chỉnh.
Có thể lên lịch khuyến mãi và thay đổi giá trước không?
Có. Mỗi thay đổi giá hoặc khuyến mãi được gửi kèm ngày và các cửa hàng áp dụng, từ trước, để quầy thu ngân chuyển đổi đúng thời điểm mà không cần ai trong cửa hàng thao tác. Lớp tích hợp ghi lại cửa hàng nào đã xác nhận thay đổi và đánh dấu cửa hàng chưa xác nhận.
XSIS triển khai việc này trên nhiều cửa hàng thế nào?
Chúng tôi bắt đầu bằng thí điểm ở vài cửa hàng và so tổng số của họ với quy trình hiện tại hằng ngày. Khi tổng số khớp, chúng tôi triển khai theo nhóm, với nhịp độ mà đội vận hành cửa hàng của bạn đáp ứng được. Quy trình cũ vẫn sẵn sàng cho từng cửa hàng cho đến khi luồng mới được kiểm chứng.
Thiết kế này làm việc với những hệ thống POS và ERP nào?
Thiết kế làm việc với mọi POS có thể xuất giao dịch qua API, sự kiện hoặc tệp, và với các ERP như SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central và Odoo. Chúng tôi xác nhận giao diện của POS và ERP cụ thể của bạn ngay từ đầu. Việc nêu tên một sản phẩm không có nghĩa là có quan hệ đối tác với nhà cung cấp của nó.
Ai xử lý bút toán lỗi khi hệ thống đã đưa vào vận hành?
Điều đó được thống nhất trước khi đưa vào vận hành. Thường đội vận hành cửa hàng hoặc bộ phận tài chính của bạn xử lý lỗi nghiệp vụ, như hàng hóa không rõ, từ một danh sách rà soát, còn đội kỹ thuật xử lý lỗi trong chính luồng. Chúng tôi có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật đó theo một thỏa thuận dài hạn, với sổ tay vận hành chia sẻ cho đội ngũ của bạn.
Bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện, không phải hợp đồng.
Cho chúng tôi biết bạn cần xây dựng, kết nối hoặc bảo vệ điều gì. Một kiến trúc sư sẽ cùng bạn xem xét, rồi đề xuất nơi nên bắt đầu.
Các bước tiếp theo
Thống nhất thời gian
Đội ngũ của chúng tôi gửi email để thống nhất thời gian cho buổi tư vấn.
Buổi tư vấn sơ bộ
Một buổi tư vấn sơ bộ trực tuyến miễn phí 30 phút: chúng tôi cùng bạn xem xét mục tiêu, hệ thống và ràng buộc.
Đánh giá mức độ sẵn sàng
Trong một đánh giá mức độ sẵn sàng miễn phí trong 48 giờ, một kiến trúc sư chính kiểm tra dự án của bạn theo định nghĩa sẵn sàng (Definition of Ready) gồm 6 điểm và đề xuất lộ trình phù hợp.
Chọn lộ trình
Các dự án đã rõ phạm vi nhận đề xuất có ràng buộc trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc. Các dự án ở giai đoạn ý tưởng bắt đầu trong Blueprint Studio. Hệ thống đang vận hành gặp lỗi, thiếu tài liệu hoặc cần tích hợp bắt đầu bằng chẩn đoán kéo dài 1 đến 2 tuần. Blueprint Studio và chẩn đoán đều có phí cố định, được báo trong đề xuất.