POS y ERP
Del POS al ERP: ventas, inventario y precios siempre alineados
Ventas y devoluciones registradas desde cada tienda, cambios de inventario y precios enviados de vuelta, y totales de cierre del día conciliados.
Esquema
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Del POS al ERP: cada venta registrada una sola vez
Las ventas fluyen de las cajas al ERP como eventos, y los precios y el inventario vuelven en sentido contrario. Una tienda que pierde la conexión sigue vendiendo y se pone al día después. Un registro que falla se reintenta y, si sigue fallando, pasa a una persona.
- Flujo principal
- Asíncrono
- Ruta de fallo
El flujo, paso a paso
- De Terminales POS a Servidor de tienda o POS en la nube: Ventas, devoluciones y anulaciones (flujo principal).
- De Servidor de tienda o POS en la nube a Capa de integración: Eventos de venta y totales de cierre del día, mediante una cola de eventos, mediante REST/JSON (asíncrono).
- De Capa de integración a ERP: Ventas e inventario registrados, mediante OData · REST/JSON (flujo principal).
- De ERP a Capa de integración: Precios, promociones y datos de artículos, por API o exportación de archivos, mediante REST/JSON (flujo principal).
- De Capa de integración a Servidor de tienda o POS en la nube: Actualizaciones de precios e inventario, mediante REST/JSON (flujo principal).
- De Capa de integración a Cola de reintentos: Registro fallido (ruta de fallo).
- De Cola de reintentos a Capa de integración: Reintentado (ruta de fallo).
- De Cola de reintentos a Equipo de tiendas: Sigue fallando: alerta con los detalles (ruta de fallo).
Visión general
Este es el flujo entre las cajas de sus tiendas y el ERP que las respalda. Las ventas, devoluciones y anulaciones suben al ERP. Los precios, las promociones, los datos de artículos y el inventario bajan a las tiendas. Cuando ambos se desalinean, las tiendas venden al precio equivocado, nadie confía en las cifras de inventario y finanzas dedica el cierre de mes a conciliar.
El diseño de referencia envía cada transacción de tienda como un evento a través de una capa de integración con una cola. La capa convierte cada evento en los documentos de ventas e inventario del ERP y lo registra exactamente una vez. En sentido contrario, los cambios del ERP se envían a las tiendas que los necesitan, para que todas las cajas trabajen con los mismos datos.
Las tiendas pierden la conexión, y el diseño lo prevé. El servidor de la tienda o el servidor POS en la nube sigue vendiendo y se pone al día cuando vuelve la línea. Un registro que falla se reintenta, y el que sigue fallando pasa a una persona con los detalles, en lugar de desaparecer.
Cómo funciona el flujo
- 01
Vender en caja
Cada venta, devolución y anulación se registra en el terminal de punto de venta con un identificador único, la tienda, la caja y la hora.
- 02
Retener en la tienda
El servidor de la tienda o el servidor POS en la nube reúne las transacciones y las reenvía como eventos, y las conserva de forma segura mientras la tienda está sin conexión.
- 03
Registrar en el ERP
La capa de integración convierte cada evento en movimientos de ventas e inventario y lo registra en el ERP, comprobando su identificador para que nada se registre dos veces.
- 04
Enviar precios y artículos
Los datos de artículos, los precios y las promociones se publican desde el ERP cuando cambian, con la fecha y las tiendas a las que se aplica cada cambio.
- 05
Actualizar cada tienda
La capa entrega cada cambio a las tiendas a las que se aplica y registra qué tiendas lo han confirmado.
Cuando algo falla
Falla un registro
Los fallos temporales se reintentan con esperas crecientes. Un registro que sigue fallando pasa a una cola de mensajes fallidos, y se alerta al equipo de operaciones de tienda con la transacción y el error.
Una tienda se queda sin conexión
La tienda sigue vendiendo con sus datos locales. Las transacciones se retienen y se envían en orden cuando vuelve la conexión, y una tienda que permanece en silencio demasiado tiempo genera una alerta.
Una transacción llega dos veces
Cada transacción lleva un identificador único. La capa reconoce una repetición y la ignora, de modo que un reenvío tras una interrupción nunca duplica una venta.
Los totales de la tienda y del ERP no coinciden
Los totales de cierre del día de cada tienda se comparan con lo que recibió el ERP. Una diferencia abre una revisión con la lista de transacciones que faltan o sobran.
Estándares y sistemas
- Datos y analítica
- Apache Kafka
- Sistemas ERP
- SAP S/4HANA
- Oracle NetSuite
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Odoo
- Integración
- REST
- Webhooks
- RabbitMQ
Preguntas y respuestas
¿Las ventas deben registrarse en tiempo real o por lotes?
Normalmente como eventos casi en tiempo real, porque así las cifras de inventario y de ventas están al día durante la jornada. En algunos ERP o licencias los registros frecuentes resultan costosos, por lo que la capa también puede agrupar los eventos en resúmenes por tienda y periodo. Lo decidimos con usted según qué decisiones necesitan datos actuales y qué gestiona bien el ERP.
Enlace a esta pregunta¿Cómo se concilian los totales de cierre del día?
Cada tienda envía sus totales de cierre del día por medio de pago y departamento. La capa los compara con las transacciones que el ERP recibió de la misma tienda y el mismo día. Si coinciden, el día se cierra. Si no, la revisión enumera las transacciones que faltan o sobran, para que su equipo corrija la causa en lugar de registrar un ajuste.
Enlace a esta pregunta¿Se pueden programar por adelantado las promociones y los cambios de precio?
Sí. Cada cambio de precio o promoción se envía con antelación, con la fecha y las tiendas a las que se aplica, para que las cajas cambien en el momento justo sin que nadie en la tienda tenga que intervenir. La capa registra qué tiendas confirmaron el cambio y señala las que no lo hicieron.
Enlace a esta pregunta¿Cómo se implanta en muchas tiendas?
Empezamos con un piloto en unas pocas tiendas y comparamos cada día sus totales con el proceso actual. Cuando los totales coinciden, implantamos por grupos, al ritmo que su equipo de operaciones de tienda pueda asumir. El proceso anterior sigue disponible en cada tienda hasta que su nuevo flujo esté probado.
Enlace a esta pregunta¿Con qué sistemas POS y ERP funciona?
El diseño funciona con cualquier POS que pueda exportar transacciones mediante una API, eventos o archivos, y con ERP como SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central y Odoo. Al inicio confirmamos las interfaces de su POS y su ERP concretos. Nombrar un producto no implica una asociación con su fabricante.
Enlace a esta pregunta¿Quién gestiona los registros fallidos una vez en producción?
Se acuerda antes de la puesta en producción. Normalmente su equipo de operaciones de tienda o de finanzas gestiona los errores de negocio, como un artículo desconocido, desde una lista de revisión, y el equipo técnico gestiona los fallos del propio flujo. Podemos prestar ese soporte técnico dentro de un acuerdo continuado, con el manual de operación compartido con su equipo.
Enlace a esta preguntaCuéntenos qué necesita desarrollar o conectar.
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